Datos, KPIs, OKRs, objetivos, metas, targets... Ya, entendemos que puede resultar arrollador saber cómo medir cada cosa con su métrica correspondiente, sobre todo si tan sólo estás empezando con los cuadros de mando.
Cada día, más y más empresas deciden incorporar OKRs a sus estrategias de negocio, aunque quizás no todos los empleados llegan a entender de qué se trata.
Por ello, queremos ofrecer una mano amiga para por fin entender qué son los OKRs, y por qué los necesitas en tu negocio - y, por supuesto, cómo visualizarlos de la manera más dinámica y visual posible, porque nadie se entretiene mirando números infinitos.
Pero primero, si quieres empezar por el principio, puedes leer nuestro blog sobre cómo empezar a usar OKRs, si quieres saber más sobre ellos antes de empezar a visualizarlos.
Ahora sí, ¡empecemos con los 3 simples trucos para empezar a visualizar tus OKRs en Plecto!
1. OKRs vs. KPIs
Estas dos métricas suelen ser difíciles de diferenciar. Pero en realidad, es más fácil de lo que crees.
La primera diferencia es que los OKRs se utilizan para definir el marco estratégico en el que tu empresa opera, mientras que los KPIs son métricas en este marco. Esto significa que, en orden cronológico, una empresa decidirá primero su OKR (o varios), y después, los KPIs que ayudarán a medir el progreso - y finalmente, alcanzarlo.
Otra diferencia es que los KPIs deben ser alcanzables y definidos en un corto periodo de tiempo. OKRs, en cambio, suelen utilizarse como metas inspiradoras que requieren de más esfuerzo y tiempo en cada departamento.
Además, cada departamento de una empresa tiene diferentes KPIs dependiendo de su área de negocio. Después de todo, esa es la principal razón por la que se separan en departamentos en primer lugar.
Por el contrario, cuando se trata de OKRs, toda la empresa trabaja en la misma dirección, añadiendo la experiencia y resultados de cada área para alcanzar la meta en el periodo de tiempo establecido.
Por supuesto, esto no excluye que cada departamento tenga también sus propios OKRs, aunque deben alinearse con los de la organización.
2. OKRs y números
Una de las preguntas que nuestro equipo de Atención al Cliente suele recibir de nuestros usuarios es que no pueden visualizar OKRs en Plecto porque no son medibles. ¡Alerta! Los OKRs deben ser medibles, si no, ¿cómo saber cuándo los hemos alcanzado?
Aunque hemos dicho que los OKRs sirven de inspiración, no significa que tengan que ser subjetivos. Cada objetivo requiere datos de algún tipo - y donde hay datos, ¡hay una métrica para medirlos!
Por cada OKRs hay un Objetivo que alcanzar, y también algunos Key Results (Resultados Clave) que determinarán el progreso y logro. Y después, se traducen a números - si no, puede que necesites reformularlos para hacerlos más numéricos.
Caso 1 - Rendimiento de los empleados
Nuestro equipo de Atención al Cliente aquí en Plecto tiene miles de historias sobre clientes visualizando OKRs.
Por ejemplo, un cliente empezó a usar OKRs en su empresa, pero no los visualizaba en su cuadro de mando porque no sabía cómo. A la vez, podía ver un descenso en el rendimiento de sus empleados, sin explicación alguna aparentemente.
Algunos días después de ayudarles a crear un cuadro de mando con sus OKRs, nos llamó para contarnos que el rendimiento de su equipo estaba de nuevo mejorando.
Lo que aprendimos de este caso, de nuevo, es que ojos que no ven... Todos necesitamos tener acceso fácil y constante a nuestros objetivos, para visualizarlos y tenerlos presentes en todo momento.
Como Manager, tus empleados necesitan disponer de herramientas eficientes que les ayuden a maximizar su potencial. Como empleado, necesitas saber qué es lo que se espera de ti como profesional. Cuanto más fácil y rápido sea acceder y utilizar estas herramientas, ¡mejor!
Caso 2 - Datos manuales
Lo mejor de monitorizar tus OKRs en tu cuadro de mando es que te permite adaptarlos regularmente a tu rendimiento. De esta forma, puede personalizar cada OKRs a tus empleados, y ver su progreso hacia los objetivos.
¡Pero recuerda que, para ello, siempre necesitas datos!
Otro ejemplo con uno de nuestros clientes fue que no podían visualizar sus OKRs en Plecto porque no tenían datos para ello. En este caso, el usuario quería monitorizar una de las tareas del empleado, que consistía en crear un nuevo marco de acción cada cierto tiempo.
Cuando lo comentó con nuestro equipo de Atención al Cliente, entendió que era en realidad algo fácilmente medible. En lugar de basarlo en datos importados, como se haría con otros KPIs, el truco fue crear datos manualmente para customizarlos a las necesidades específicas de la empresa. Con tan solo un par de clicks, estableció un widget que ahora mide este objetivo concreto.
3. OKRs y Plecto
En conclusión, normalmente hay tres niveles de OKRs que medir en una organización. En forma de pirámide, estos son: empresa, departamento, y OKRs individuales. A pesar de sus diferencias, todos los niveles están alineados en líneas generales.
Si lo piensas, ¿qué sentido tiene establecer objetivos para tus empleados, si no servirán para mejorar el objetivo global de la empresa - o al contrario? Siempre se necesita un objetivo común, para que cada uno de los empleados en una organización esté relacionado con él de alguna manera.
Un método fácil para mantener al equipo comprometido con estos objetivos, es ¡mostrarlos! Suena obvio, ¿no?
Ya tienes el objetivo, las métricas para medirlo, los datos para mantenerte al tanto... simplemente necesitas que tus empleados lo sepan también.
Es por esto que es importante tener un constante y fácil vistazo del progreso, independientemente del tamaño del proyecto en el que se está trabajando - cuanto más claro, mejor. Con esto, tus empleados saben qué haver y qué alcanzar, y también pueden ver en todo momento cuán cerca o lejos están de conseguirlo. ¡Y es realmente motivante poder seguir tu progreso a tiempo real!
Por supuesto, tus mánagers y líderes también necesitan acceso a este vistazo general del progreso. En este caso, el mánager querrá saber cómo está rindiendo cada departamento en cuanto a los OKRs de la empresa se refiere.
¡La transparencia es clave!
Los datos son los que confirmarán si un departamento está cumpliendo sus objetivos, si un empleado está siendo productivo, o si la empresa está realmente creciendo.
Por tanto, cuanto más datos tengas sobre tu negocio, más detalladamente podrás conocer la evolución de cada una de tus áreas. Además, esto también te ofrece un margen para ajustar tu situación ideal a tu contexto real.
Tener un resumen completo también es útil para garantizar que todo tu equipo está actualizado con la situación de la empresa en cada momento. Por ejemplo, los datos pueden mostrar que un departamento o empleado concreto está algo por debajo de su rendimiento habitual.
Al ver este progreso en tiempo real, puedes fácilmente darte cuenta a tiempo. Puede que se trate de un malentendido entre empleados, que necesiten más entrenamiento en un área específica o un 1-a-1 con el mánager para que el empleado pueda recibir feedback más personalizado.
Una cosa está clara: SÍ puedes visualizar tus OKRs en Plecto, tan fácil como cualquier otra métrica.
Y recuerda que siempre puedes contactarnos en nuestro chat o email si necesitas inspiración o ayuda para empezar a usar tus cuadros de mando.
