¿Qué es un Cuadro de Mando? Beneficios de usarlo en tu negocio

Es la misma palabra que se repite una y otra vez en cada reunión, en cada artículo sobre negocios. Puede que lo hayas escuchado de tu jefe, de tus compañeros de trabajo o quizás lo hayas leído en Linkedin

En conclusión, esta palabra está en todas partes ahora. Todos hablar sobre ello, bien porque lo tienen y les gusta, o porque les gustaría probarlo - o quizás incluso hay quienes odian la idea de tener uno en el trabajo.

Parece que todos saben qué es un cuadro de mando. ¿Lo sabes tú?

No te preocupes. Estás a punto de descubrir todo lo que necesitas saber para poder ser parte de la conversación de nuevo.

En este artículo cubrimos los básicos (porque primero lo primero) sobre un cuadro de mando, y también hablaremos sobre los beneficios de usar uno en el trabajo, o a remoto.

¡Empecemos!

¿Qué es un Cuadro de Mando?

Un cuadro de mando es un software diseñado para visualizar datos. Así como el cuadro de mando de un coche, un cuadro de mando de empresa te muestra tus métricas o KPIs que sean más relevantes para ti y tu negocio.

Esa es la versión simplificada. Pero hay mucho más. Por ejemplo, el software de cuadro de mando funciona con integraciones a los diferentes sistemas, para poder importar datos y mostrarlos en el cuadro de mando.

Veamos un ejemplo. Digamos que quieres ver claramente los resultados y rendimiento de tu equipo de ventas. Normalmente irías a Salesforce, o el CRM que utilicéis en tu empresa, y echar un vistazo a los acuerdos cerrados, reuniones pendientes, o cualquier otra métrica que quieras saber.

Sin embargo, el cuadro de mando simplifica mucho este proceso. Para ello, puedes conectar Salesforce a través de la dirección API, y seleccionas los datos que más te interesa visualizar.

Una vez lo hayas conectado, el software empieza a importar estos datos automáticamente, y a mostrarlos en tu cuadro de mando. Ya no necesitas acceder a tu cuenta de CRM cada vez que quieras saber cómo está progresando tu equipo, porque ahora puedes verlo fácilmente echando un vistazo al cuadro de mando.

Si tu equipo de ventas utiliza más de un sistema - por ejemplo, un CRM y uno de telefonía, también puedes juntar ambos tipos de datos en el mismo cuadro de mando. El proceso de importar datos es el mismo, y puedes diseñar tu cuadro de mando como prefieras - con tantas fuentes de datos (o sistemas) como necesites en él.

Por supuesto, los cuadros de mando son seguros y privados, lo que garantiza que nadie puede acceder a estos datos sin el consentimiento de un administrador del cuadro de mando.

¿Para qué sirve un Cuadro de Mando?

Hablábamos de conseguir un resumen de tu equipo mostrando sus datos más relevantes en tu cuadro de mando.

Pero eso no es todo lo que un cuadro de mando puede hacer por tu negocio.

Mostrar datos en el cuadro de mando, primero, hace que sean mucho más visuales y fáciles de entender que un informe de 30 páginas. De esta forma, es mucho más fácil identificar patrones en tus métricas, picos de buen rendimiento o nuevos desafíos para tu negocio.

Un cuadro de mando puede ser la herramienta definitiva para entender tu negocio. Te ofrece un claro resumen de todas las áreas de tu negocio, para mantenerte al tanto de todos tus equipos.

Pero un cuadro de mando de empresa no sólo es útil para el CEO o los managers, sino que todo el equipo puede beneficiarse de visualizar sus propios datos.

Por ejemplo, puedes crear un cuadro de mando para tu equipo de Atención al Cliente, con los KPIs que más les interesan por el momento. Y tan solo necesitas darles acceso, para que puedan comprobar los datos ellos mismos cuando lo necesiten.

De esta forma, creas empleados independientes capaces de entender su rendimiento según ocurre y tener siempre el mejor contexto para su llevar a cabo su trabajo. Por ejemplo, en lugar de esperar a la reunión semanal con el mánager, cada empleado puede saber en todo momento qué está funcionando bien y qué no, desde el primer momento. ¿Por qué no querrías que tus empleados tomen mejores y más efectivas decisiones?

Tipos de Cuadros de Mando

Esto nos lleva a la segunda parte de definir un cuadro de mando, que es definir su propósito.

Un cuadro de mando de empresa puede tener múltiples usos, dependiendo de las preferencias y necesidades de cada usuario. Esto significa que, mientras tú puede que prefieras un cuadro de mando para tus programadores, quizás yo necesito un resumen de todos los departamentos.

Por ello, hay muchos tipos de cuadros de mando diferentes - aunque todos ellos siguen el mismo propósito: mostrar tus datos de la forma más visual y entendible para todo tu equipo.

Aquí tienes algunos de los tipos de cuadro de mando para empresas más comunes:

• Cuadro de Mando de KPIs

Como hemos comentado, un cuadro de mando puede estar muy enfocado a KPIs. Cada departamento tiene diferentes KPIs que monitorizar, por lo que este tipo de cuadro de mano puede ser una gran solución que ofrecer a tu equipo.

Un cuadro de mando de KPIs es muy directo. Muestra los KPIs que más te interesan, y tu situación actual con respecto al objetivo. Seguir tu progreso en el cuadro de mando te ayuda a entender porqué el rendimiento del equipo se ha estancado, o los buenos resultados que está dando una nueva iniciativa.

Los cuadros de mando de KPIs también tienen un factor motivational, y es que los empleados pueden desafiarse unos a otros a mejorar su rendimiento. Mostrar el progreso hacia cada objetivo hasta alcanzarlo crea un ambiente de competición amistosa en el trabajo.

• Cuadro de Mando para Gestión de Proyectos

Este tipo de cuadro de mando, en cambio, sirve para ofrecer al equipo el mejor resumen de todo el proyecto - en un mismo sitio. Esto suele incluir varios tipos de datos, fuentes de datos, y quizás incluso diferentes periodos de tiempo.

Por ejemplo, un cuadro de mando para gestión de proyectos típicamente incluye métricas como presupuesto, empleados responsables de cada área, progreso de cada tarea, y beneficio esperado del proyecto.

El cuadro de mando, por encima de cualquier otro beneficio, ahorra valioso tiempo al Mánager del proyecto. Tiempo que, de otra manera, debería invertir preguntando a los diferentes responsables, accediendo a los diferentes sistemas, o actualizando manualmente el progreso de cada área del proyecto.

• Cuadro de Mando Ejecutivo

Un cuadro de mando ejecutivo es, normalmente, el que contiene los datos más sensibles. La razón es que es normalmente el más utilizado por el CEO, inversores o miembros de la Junta.

Por ello, contiene datos sobre la salud del negocio. KPIs comunes que mostrar en un cuadro de mando ejecutivo es MRR, Ratio de Cancelación, ARPA, CAC (Coste de Adquisición del Consumidor), o Customer Lifetime.

Este cuadro de mando, por tanto, ofrece un resumen muy completo sobre la situación de la empresa, comparando los datos con meses anteriores. Esto promueve una toma de decisiones para tu negocio más basada en tus datos y resultados más actualizados y realistas.